Het Beste Recept tegen Mailaise
Je besteedt dagelijks veel tijd aan email. Tussen spreekuren of behandelingen door worstel je door je inbox heen. De belangrijkste zaken probeer je af te handelen, maar je hebt nooit het gevoel dat je echt klaar bent met email. Er staan honderden (of duizenden) berichten in je inbox waarvan je er een heel aantal hebt gemarkeerd als ‘ongelezen’ omdat je er ‘nog iets mee moet’. Het kost je veel tijd en je voelt je gefrustreerd en onrustig om dat je nooit zeker weet of je niet iets belangrijks over het hoofd ziet.
Zou het niet heerlijk zijn als je volledig grip op je email hebt? Als je zeker weet dat je niets meer mist en het je bovendien veel minder tijd kost? Dat je erop kunt vertrouwen dat alle emails waar je nog iets mee moet op een veilige plek staan waar je ze op tijd weer tegen komt. Je geen losse eindjes meer hebt die in je hoofd blijven rondspoken. Geen knagend gevoel dat je nog niet klaar bent, maar een gevoel van rust en overzicht.
De meeste mensen ‘checken’ hun email in plaats van dat ze alle berichten één voor één verwerken. Ze nemen geen beslissing over wat iedere individuele email betekent en wat ze er mee willen. Ze scannen berichten en pakken er een paar uit die ze meteen afhandelen. De overige berichten blijven in de inbox staan, al dan niet gemarkeerd als ongelezen. Kortom: beslissingen worden uitgesteld.
Leer jezelf aan om je email een paar keer per dag te verwerken en over ieder bericht een beslissing te nemen en je inbox leeg te maken. Denk hierbij aan je deurmat: die gebruik je ook niet om post permanent te bewaren. Die maak je steeds leeg. Je inbox werkt precies hetzelfde. Het is een landingsplek voor nieuwe berichten waarover je nog geen beslissing hebt genomen.
Om je inbox leeg te kunnen maken heb je een paar nieuwe mapjes nodig: ‘@actie’, ‘@lezen’ en ‘@wachten’ en daarnaast een archiefmap. Wij zijn voorstander van het archiveren van alle emails in één mapje, waarbij je de zoekfunctie gebruikt als je een email nodig hebt – een uitgebreide boomstructuur van archiefmappen werkt vaak meer tegen je dan dat het je helpt om emails snel terug te vinden.
Het nemen van een beslissing over een email is eenvoudiger dan je denkt. Er zijn maar 6 mogelijkheden:
- Delete; berichten waar je niets mee wilt doen en die je niet wilt bewaren.
- Archiveren; berichten waar je niets mee wilt doen, maar die je wel wilt bewaren.
- Delegeren; berichten waar iets mee moet gebeuren, maar niet door jou. Zet de actie uit en houd het bij door het bericht in de map ‘@wachten’ te plaatsen.
- Antwoorden; berichten waar geen actie aan vastzit, maar die je kort kunt antwoorden. Een bevestiging van een afspraak bijvoorbeeld.
- Uitstellen; berichten waar je iets mee wilt doen, maar op een later moment. Dit kan een actie zijn. Deze zet je in ‘@actie’ Maar het kan ook een nieuwsbrief zijn die je later wilt lezen, deze zet je in ‘@lezen’.
- Doen; berichten waar je iets mee wilt doen, dat je meteen kunt doen.
Bekijk de mapjes @actie en @lezen regelmatig en werk ze leeg en schoon ze op. Zorg ook dat je minstens één keer per week de @wachten map bekijkt om zaken op te volgen waar nodig.
Hoe begin je hiermee? Wat nu als je duizenden emails in je inbox hebt staan? Het is simpeler dan je denkt. Plaats alle emails ouder dan 6 weken in je archief. Grote kans dat daar geen belangrijke acties meer in zitten – of de afzender heeft je inmiddels recent een nieuw bericht gestuurd… Vervolgens verwerk je de berichten van de laatste 6 weken volgens bovenstaande stappen. Dit lukt over het algemeen in 1 tot 2 uur. Dan is je inbox leeg en hoef je het vanaf dan alleen nog maar dagelijks bij te houden.