Productiviteit verhogen? Deze 3 tips kun je meteen toepassen

De moderne huisarts, tandarts of fysiotherapeut wordt naast zorgverlener meer en meer een kenniswerker. Huisartsen zijn tegenwoordig gemiddeld ongeveer 50-60% van de tijd bezig met patiëntgebonden zaken. De overige 40-50% wordt besteed aan zaken als verwerken van post, administratie, overleggen, vergaderen en het werken aan allerlei projecten en andere taken.

Grote kans dat niemand je ooit heeft geleerd hoe je met deze taken omgaat en hoe je dat goed organiseert. Hieronder volgen 3 tips die je meteen kunt toepassen in je werk om tijd te besparen en stress te verminderen.

1. Maak je Hoofd Leeg

Veel mensen gebruiken hun hoofd om van alles te onthouden. Mensen die je nog moet terugbellen, iets wat je nog moet printen, en kadootje dat je nog moet kopen enz. enz. Al die losse eindjes in je hoofd veroorzaken stress. Bovendien kan je hoofd gemiddeld maar 7 van dit soort dingen tegelijk onthouden. Meestal als je hoofd je aan iets herinnert wat je nog moet doen, is dat op een moment of plek waar je er net even niets mee kunt.

Het werkt voor de meeste mensen beter om je hoofd te gebruiken om over dingen na te denken en niet om dingen voor je te onthouden. Zoals David Allen zo mooi zegt: “Your mind is for having ideas, not holding them.” Maar hoe ga je dan om met dat ene goede idee of die gedachte die je ‘s avonds op de bank krijgt?

Onze tip: Gebruik een handige app zoals bijvoorbeeld Braintoss (iOS), Mail Myself (Android) of Note2Mail (Windows phone). Met deze apps kun je eenvoudig een korte notitie maken en deze snel en handig naar je email inbox sturen. Zo weet je zeker dat je het kunt loslaten en dat je het de volgende dag weer tegenkomt.

2. Houd een ‘Wachten op’ lijst bij

Als professional in de eerstelijn werk je steeds meer samen met anderen. Het komt dus vaak voor dat je, om zelf weer verder te kunnen, wacht op antwoord of informatie van iemand anders. De meeste mensen stellen wel een vraag per email of telefoon, maar gaan er dan vanuit dat alles vanzelf goedkomt. Dit leidt er regelmatig toe dat je er te laat achter komt dat je bepaalde informatie nodig hebt, maar het nog niet hebt ontvangen. Je herinnert je op zo’n moment dat je het gevraagd had aan iemand en stuurt – eigenlijk te laat – een herinnering. Deze manier van werken is reactief en kan je het gevoel geven achter de feiten aan te lopen.

De oplossing is simpel: Houd een lijst bij met alles waar je nog op wacht en wat je hebt gevraagd aan anderen. Als je deze lijst regelmatig bekijkt kun je op tijd actie ondernemen als dat nodig is. Van reactief wordt je proactief. Het maakt niet uit waar je de lijst bijhoudt: het kan een papieren lijst zijn op je bureau, in je email programma of in een mooie App.

3. Ga slimmer typen

De meeste mensen hebben bepaalde stukken tekst of woorden die ze heel regelmatig gebruiken, maar die iedere keer tijd kosten om te typen. Bijvoorbeeld het zinnetje aan het eind van een email: ‘mocht je verder nog vragen hebben, mail of bel gerust.’

Ik gebruik hiervoor het programma Texter. Daardoor hoef ik alleen maar te typen ‘vnv’ en dan op de spatiebalk te drukken. Texter vervangt dan automatisch deze drie letters door het eerder genoemde zinnetje (‘mocht je verder nog vragen hebben…’). Aan het eind van een bericht type ik ‘gm’ en druk op enter of de spatiebalk en het wordt automatisch vervangen door: ‘groeten, Marcel’. Je kunt zelf afkortingen kiezen en instellen. Voor uitgebreidere informatie kun je kijken op de website van Think Productive.

Texter werkt alleen in Windows. Als je een Mac gebruikt is Textexpander aan te raden.

Veel succes!